В России разрешили кадровый электронный документооборот. Теперь любой работодатель может абсолютно законно вести в электронном виде и не дублировать на бумаге: трудовые договоры, приказы, локальные акты, инструкции. Изменения в Трудовой кодекс внесены федеральным законом в ноябре 2021 года. Обзор произошедших изменений ТК РФ читайте в нашей новой статье.
Далее рассказываем, как проходил кадровый эксперимент Минтруда с 2020 по 15 ноября 2021 года. Сейчас он завершен. Компания Тензор, разработчик системы кадрового электронного документооборота СБИС, являлась его активным участником.
Электронный документооборот внедрят во все сферы жизни. Это приоритетная задача по указу Президента № 203 от 09.05.17 «О стратегии развития информационного общества до 2030 года». ввели электронные больничные, появились электронные трудовые книжки.
В 2020 году Минтруд запустил кадровый эксперимент. По нему любой работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде и применять любой вид электронной подписи. В том числе, для дистанционных работников. Есть 1 исключение: трудовые договоры нельзя подписывать простой электронной подписью (ПЭП), но можно неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).
Эксперимент планировали завершить 31 марта 2021, но по предложению Минтруда продлили до 15.11.21. Результатом его станут изменения в Трудовой кодекс РФ, которые узаконят КЭДО для всех остальных работодателей. Участниками эксперимента Минтруда РЖД, МегаФон, СберБанк, Почта России, Пенсионный фонд и компания «Тензор», разработчик системы электронного документооборота СБИС.
В Госдуму уже внесен законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники будут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.
Выполните требования закона ФЗ-122 от 24.04.20 и Приказа Минтруда 240н от 14.05.20.
- До 1 декабря 2020 отправьте заявление в Минтруд на официальный адрес.Форма заявления рекомендуемая. По итогам рассмотрения Минтруд издает приказ о включении Работодателя в эксперимент.
- Утвердите приказом по организации перечень документов, которые переводите электронный вид.
- Примите Положение об использовании электронных подписей по требованиям п.22 Приказа Минтруда.Описываем в нем вид ЭП, порядок выдачи работникам, как сохранить конфиденциальность ЭП, как обмениваться электронными документами.
- Подпишите с работниками:
- Утвердите приказом список работников, согласившихся на участие.
Заявленные в эксперимент документы оформляются только электронно, без дублирования на бумаге. Бумажная форма остается для документов работников, отказавшихся от участия в эксперименте.
Директор подписывает электронные документы только КЭП.
Работники используют любую подпись: КЭП, НЭП, ПЭП. Но есть спец. условия для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических, о получении образования:
- Их нельзя подписывать ПЭП, но можно НЭП/КЭП.
- Разрешено использовать подпись гражданина, сформированную на сайте Госуслуги (через ЕСИА). Но тогда подписание договоров надо организовать через федеральный портал «Работа в России».
За время эксперимента нужно 3 раза отчитаться в Минтруд. Форма отчета — рекомендуемая. Потребуется указать виды электронных документов, применяемые ЭП, внесенные в локальные нормативные акты изменения и описать возникшие при эксперименте сложности.
По п.4 ст.8 закона 122-ФЗ электронные документы ведут на федеральном портале «Работа в России» или в информационной системе Работодателя.
Как будет работать федеральный портал, пока не ясно. Систему работодателя можно доработать. Это занимает от 4 месяцев. Но в июле 2021 эксперимент закончится.
Есть готовая система СБИС. Для ее запуска пригласите работников, выдайте им ЭП и сразу начинайте оформлять документы электронно.
Можно, главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС. Почему мы так считаем.
Эксперимент по электронному ведению кадровых документов
Минтруд проводит эксперимент среди работодателей и работников по использованию электронных документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе
В 2018 г.
эксперимент по использованию электронных документов проводился на площадках таких крупных работодателей, как ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВАЗ», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».
Им было поручено проведение определенных кадровых мероприятий в электронном формате: оформление служебных командировок, извещение работников о составных частях заработной платы, ознакомление с графиками отпусков и локальными актами, заключение трудовых договоров и др.
5 мая 2020 г. стартовал аналогичный эксперимент. К участию в нем допускается любой желающий. На этот раз эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой, оформление на бумажном носителе которых или ознакомление с которыми работников в письменной форме предусмотрено действующим трудовым законодательством (кроме трудовых книжек)1.
В период проведения эксперимента работодатели и работники будут осуществлять взаимодействие по трудовым вопросам, используя лишь информационные системы и документы в электронном формате. Дублировать и направлять их друг другу на бумажном носителе не потребуется.
Это даст такие преимущества, как ускорение информационного обмена, снижение рисков утраты документов, упрощение контроля за их движением, увеличение скорости согласования и др.
Работодатель – участник эксперимента впоследствии сможет направить Минтруду свои предложения по изменениям в действующее трудовое законодательство в части электронного документооборота на основе собственного опыта.
Эксперимент проводится до 31 марта 2021 г. Заявления на участие в нем будут приниматься до 1 декабря 2020 г. Дату начала проведения эксперимента участники определяют самостоятельно.
Участниками могут стать как работодатели и работники, так и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное согласие на участие.
К участию в эксперименте не допущены лишь лица, работающие по договорам о предоставлении труда работников (персонала), и дистанционные работники.
Рекомендуемый перечень документов приведен в действующем с 28 июня 2020 г. Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденном Приказом Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н (далее по тексту – Положение). Конкретный перечень документов для эксперимента определяет работодатель. В него могут быть включены:
- коллективные договоры;
- трудовые договоры и отдельные соглашения к ним;
- соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- локальные нормативные акты;
- графики отпусков (сменности, работы на вахте);
- договоры на получение образования (без отрыва или с отрывом от работы);
- ученические договоры;
- письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- приказы (распоряжения) о приеме на работу / о прекращении трудового договора;
- отказы (в том числе мотивированные);
- требования;
- предупреждения;
- уведомления;
- ознакомления;
- распоряжения;
- объяснения;
- заявления;
- извещения;
- согласия;
- предложения;
- соглашения;
- обращения;
- приглашения;
- просьбы;
- сообщения;
- обязательства.
- Для участия в эксперименте потребуется:
- 1) издать приказ об участии в эксперименте, утвердить дату начала эксперимента и перечень видов документов, в отношении которых он будет проводиться;
- 2) подать заявление в Минтруд по форме, предложенной в Положении. В заявлении в обязательном порядке указываются ИНН организации, основной вид деятельности, штатная численность работников, предварительная численность работников – участников эксперимента, наличие профсоюзной организации и место проведения эксперимента;
- 3) за месяц уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента и праве путем подачи письменного заявления работодателю отказаться от участия в эксперименте или выразить свое добровольное согласие на участие;
- 4) утвердить список работников и структурные подразделения, участвующие в эксперименте;
- 5) подготовить для использования в эксперименте информационную систему, обеспечив возможность ее взаимодействия с системой «Работа в России». Можно напрямую использовать ресурсы системы «Работа в России», но предварительно потребуется пройти специальную регистрацию;
6) включить в трудовые договоры с участвующими в эксперименте работниками сведения и условия, предусмотренные ч. 1 ст.
8 Федерального закона № 122-ФЗ, путем заключения дополнительных соглашений или отдельных соглашений к трудовым договорам, а также внести в договоры о материальной ответственности, ученические договоры и договоры на получение образования сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы или системы «Работа в России»;
7) подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников необходимые изменения в коллективный договор в связи с проведением эксперимента;
8) принять специальные локальные нормативные акты или внести изменения в действующие в соответствии с положениями ч. 2 и 3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ.
Для проведения эксперимента задействовали государственную информационную систему «Работа в России». С 20 июля по 4 сентября 2020 г. осуществляется ее опытная эксплуатация. Заинтересованным работодателям и работникам (соискателям) она будет доступна с 1 октября 2020 г. Для ее использования нужно будет зарегистрироваться в Единой системе индентификации и аутентификации (ЕСИА).
Работодатель может создать собственную информационную систему или адаптировать для использования в эксперименте уже действующую, но потребуется обеспечить техническую возможность их взаимодействия с системой «Работа в России».
Эксперимент может проводиться с одновременным использованием системы работодателя и системы «Работа в России».
В таком случае необходимо определить, какие документы будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие – в системе «Работа в России».
Потребуется также получить письменное согласие работника на хранение его документов в системе «Работа в России».
Для осуществления электронного документооборота в системе «Работа в России» работодателю придется получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Работникам достаточно зарегистрироваться в ЕСИА.
При использовании собственной информационной системы создавать и подписывать электронные документы можно с помощью УКЭП работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) работника, которая выдается ему с его письменного заявления и с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.
Работодатель должен будет разработать и утвердить:
- Положение об использовании электронной подписи работодателем и работником;
- Положение о порядке обработки электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.
Также потребуется внести изменения в иные локальные нормативные акты, связанные с экспериментом. Минтруд рекомендует вносить в локальные акты следующие сведения:
- виды электронной подписи, применяемые при проведении эксперимента, порядок обеспечения ими работников и способы их хранения, порядок соблюдения правил безопасности работы с ключами;
- права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента, работе с электронными документами и личными кабинетами, хранении и уничтожении документов, обработке содержащих персональные данные документов;
- порядок направления запросов на получение электронных документов и их предоставления, ознакомления работников с локальными нормативными актами по эксперименту, обучения по вопросам его проведения, разрешения спорных ситуаций.
Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, возлагаются на работодателя.
Хранить электронные кадровые документы нужно будет в течение сроков, предусмотренных законодательством об архивном деле. Ответственность за хранение также возлагается на работодателя.
Работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент, уведомив об этом работодателя за две недели. В таком случае придется перенести все его документы на бумажные носители.
Если работодатель использует для эксперимента свою информационную систему, но работник изъявил желание получить кадровые документы через систему «Работа в России», то работодатель должен будет направить их в его личный кабинет в данной системе.
Нельзя изменить условия труда работника, уволить его по инициативе работодателя или прекратить трудовой договор в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в случае его отказа от участия.
Не допускается отказ соискателю в заключении трудового договора в случае его нежелания принять участие в эксперименте или отсутствия у него электронной подписи.
Суд может признать такие действия незаконными, и работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
(Об эксперименте, который позволит предпринимателям в досудебном порядке оспорить проведение проверки и ее результаты, а тем самым защитить свои права и избежать расходов на судебное обжалование, – читайте в статье «Юрлица и ИП смогут обжаловать решения контролирующих органов без суда»)
1 Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Электронный кадровый документооборот: работа над ошибками
Летом 2020 года стартовал эксперимент по внедрению на предприятиях кадрового ЭДО. Участие в эксперименте добровольное, продлится он до весны 2021 года.
Это второй экспериментальный заход по внедрению кадрового ЭДО, в 2018 году уже тестировали цифровизацию «работного» направления деятельности компаний, сейчас это своего рода работа над ошибками и подготовка к массовой цифровизации кадрового документооборота.
24 апреля 2020 года был принят № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Именно этот закон определил порядок проведения эксперимента по переходу на электронные кадровые документы.
В середине мая Министерство труда РФ Приказом № 240Н утвердило Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.
В майском документе Минтруда указаны формы заявлений об участии в эксперименте и отказе от участия, обозначены документы, которые в рамках эксперимента можно перевести в электронный вид, прописано, как взаимодействовать в ходе эксперимента с отчетным органом и т.п.
Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.
Подберем оптимальный тариф ЭДО
28 июня 2020 года под эгидой Минтруда стартовал эксперимент по внедрению ЭДО в сфере кадрового делопроизводства. Заявления об участии в эксперименте принимаются, до 1 декабря 2020 года* (примечание: *срок окончания приема заявлений на участие в эксперименте актуален на октябрь 2020 года).
Эксперимент за экспериментом
Справедливости ради необходимо заметить, что сфера кадрового делопроизводства одна из самых «бумажных» в документообороте. Например, если сравнивать степень цифровизации бухучета и кадрового учета – то между ними, без преувеличения, лежит пропасть.
В 2017 году был подписан Указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно принятой стратегии, одна из задач — цифровизация документооборота предприятий, в том числе кадрового.
В «цифровых» приоритетах Минтруда, кроме цифровизации трудовых книжек и кадрового надзора, значится перевод кадрового документооборота в электронный вид.
Первая попытка приблизиться к цифровым стандартам была предпринята Минтрудом в 2018 году. С весны до осени 2018 года проводился эксперимент по внедрению в крупнейших компаниях кадрового ЭДО.
Главная задача эксперимента Минтруда по кадровому электронному документообороту заключалась в построении оптимальной цепочки по формированию, ведению и хранению кадровой документации в электронном виде, без дублирования документации на бумаге, в определении слабых мест в системе для дальнейшей работы над их устранением.
Задачи эксперимента по внедрению кадрового ЭДО:
- Создание алгоритма работы кадрового ЭДО;
- оценка затрат на кадровый ЭДО,
- оценка эффективности внедрения кадрового ЭДО,
- «нащупывание» слабых мест по внедрении кадрового ЭДО,
- подготовка предложений по совершенствованию внедрения кадрового ЭДО и предложений по совершенствованию законодательства в вопросе кадрового ЭДО.
Участие в эксперименте 2018 года принимали только очень крупные предприятия, ожидалось, что их будет несколько десятков, в итоге тестировали электронный кадровый документооборот 11 компаний, среди которых были предприятия отраслей: телекоммуникации и связь, банковская сфера, «нефтянка», автомобилестроение и др.
По мнению аналитиков, первый эксперимент позволил «нащупать» большое количество слабых мест во внедрении кадрового ЭДО, в частности, отсутствие необходимого программного обеспечения, дороговизну внедрения в том виде, в котором оно происходило в тот момент, слабая защищенность данных.
Минтруд взял паузу длиной в два года, и вот летом 2020 года стартовал новый эксперимент по внедрению на предприятиях кадрового ЭДО. Участвовать в нем приглашаются все желающие, продлится он до весны 2021 года, присоединиться к нему можно в течение нескольких ближайших месяцев и, по некоторым прогнозам, за этим экспериментом последует массовое внедрение кадрового ЭДО.
Кто участвует в эксперименте 2020:
- министерство труда РФ,
- работодатели (участие добровольное, носит заявительный характер),
- работники (при условии их добровольного согласия). Исключением являются работники, находящиеся на дистанционном формате работы и временно занятые по договору о предоставлении персонала,
- трудоустраиваемые в ходе эксперимента работники (при условии их добровольного согласия),
- Роструд – в качестве оператора портала «Работа в России».
Кто контролирует ход эксперимента:
- Роструд,
- государственные трудовые инспекции,
- профсоюзные организации.
Как принять участие в эксперименте?
Участие в эксперименте электронного кадрового документооборота носит добровольный характер. Ожидается, что на этот раз к эксперименту присоединится не только крупный, но и средний бизнес. Не закрыта дорога и малому бизнесу. Есть лишь одно неявное ограничение – в законе речь идет об организациях, ИП в нем не фигурируют.
Для участия в эксперименте работодатель должен подать заявление в Минтруд. К положению об эксперименте прилагается образец заявления участника.
Какие данные об организации необходимо указать в заявлении:
- ИНН.
- Основной вид деятельности.
- Штатную численность работников.
- Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
- Наличие профсоюзной организации.
- Место проведения эксперимента.
Если работодатель по каким-то причинам решит отказаться от участия в эксперименте, он должен будет уведомить об этом Минтруд.
На этот случай в положении об эксперименте есть приложение за номером 2, в котором приведен образец заявления о выходе из эксперимента. Могут работодателя и исключить из эксперимента – за нарушение правил, установленных все в том же положении Минтруда.
Об исключении министерство должно уведомить работодателя письменно не позднее 3 рабочих дней с момента принятия решения.
Присоединиться к эксперименту можно в течение всей осени, вплоть до 1 декабря 2020 года.
5 явных преимущества внедрения кадрового ЭДО:
- Сокращение затрат на печать, бумагу и другие расходные материалы.
- Повышение управляемости предприятия.
- Упрощение взаимодействия работников с кадровой службой предприятия и контролирующими структурами.
- Возможность решать кадровые вопросы в удаленном формате, в том числе с сотрудниками, находящимися в любой точке мира.
- Повышение уровня безопасности кадрового документооборота, содержащего персональные данные работников.
В чем суть эксперимента?
Суть проекта – уйти от кадровых документов на бумаге. Уйти совсем: перевести их в электронный вид без дублирования на бумажных носителях.
Эксперимент предполагает оформление, подписание, движение и хранение кадровых документов только в цифровом формате.
При этом в ходе эксперимента предприятия могут как работать в своих системах, так и воспользоваться информационной системой «Работа в России», курируемой Рострудом.
Перечень документов для оцифровки является открытым, каждый работодатель сам определяет то, какие кадровые документы он переведет в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр.
Участвовать в эксперименте не обязаны все работники предприятия, их участие носит добровольный характер.
Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Какой именно ЭЦП должен документы подписывать работник – не уточнено.
Есть лишь пояснение, что трудовые и ученические договоры, договоры о материальной ответственности в системе «Работа в России» сотрудник подписывает простой подписью, в собственной информационной системе организации эти документы сотрудник должен подписывать усиленной неквалифицированной подписью.
Важно: все расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, несет работодатель.
От работодателей ждут данных о том, как идет эксперимент. Для этого даже разработана специальная форма отчета-доклада. Установлены сроки, когда нужно предоставить эту отчетность: до 1 августа 2020 года, до 1 декабря 2020 года, до 2 апреля 2021 года.
В отчете от работодателя ждут информацию о количество сотрудников, решивших участвовать в эксперименте, их доле от общего числа сотрудников, список документов, которые организация решила перевести в электронный вид, описание действий работодателя, предпринятых для участия в проекте, например, дорабатывал ли он свое ПО и т.п. Также от работодателя ждут информацию о сложностях, с которым он столкнулся в ходе эксперимента – о технических проблемах, жалобах сотрудников и т.п. Не лишним будет участнику эксперимента написать и свои предложения по совершенствованию процесса перехода на кадровый ЭДО.
Какую систему выбрать?
Перевести документооборот предприятия на электронные рельсы призван СБИС Электронный документооборот. Подбирайте персонал, рассчитывайте зарплату, учитывайте рабочее время, мотивируйте работников внутри нового цифрового пространства. Здесь же проводите совещания и вебинары, общайтесь с коллегами и партнерами.
СБИС – это больше, чем просто система электронного документооборота.
Для кадровых специалистов у СБИС есть узконаправленное решение СБИС Учет и контроль рабочего времени, которое позволяет в электронном виде вести электронный документооборот по каждому сотруднику, управлять рабочим временем сотрудников, использовать «цифровые» системы мотивации персонала и многое другое.
Подробнее узнать о возможностях системы СБИС в вопросе цифровизации кадрового документооборота вам готовы рассказать наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс
Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.
Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. «Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).
Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.
Важно
Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО
Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.
Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).
Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно
Внимание!
Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).
В каких системах вести электронный документооборот
Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:
- На единой цифровой платформе «Работа в России». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
- В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно
Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.
Форматы электронных кадровых документов
Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.
Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.
Важно
Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.
Как заверить и хранить документы
В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).
Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.
Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства).
Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. «Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия».
- Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
- Таблица
- Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов
| Вид документа | Подписи, необходимые при создании и изменении документа: | |
| в ИС работодателя | на платформе «Работа в России» | |
| Трудовой договор | Работодатель ставит УКЭП. Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). | Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства. Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме. |
| Договор о материальной ответственности | ||
| Ученический договор | ||
| Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы | ||
| Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении) | ||
| Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении) | ||
| Заявление на увольнение, отзыв данного заявления | Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). | |
| Согласие на перевод |
Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).
Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО
Справка
Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»).
За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос.
Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.
Составить и распечатать трудовой договор
Как работодателю перейти на кадровый ЭДО
Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:
- в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
- порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
- срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
- дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.
Внимание!
На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.
Кадровый ЭДО для работников и соискателей
По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.
Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:
- устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
- не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.
Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.
Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников.
Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).
Эксперименты Минтруда: главные этапы перевода кадрового документооборота в онлайн
В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.
Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента
Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.
Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.
О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.
Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.
Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.
Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).
В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.
На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).
А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.
При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.
Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.
В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.
Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.
Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.
Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).
На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.
Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге
После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».